انها التدوينة السادسة والأخيرة من مجموعة التدوينات حول “اعادة تعريف ادارة المشاريع”. تتمتع كل تدوينة في المجموعة المذكورة باستقلاليتها من حيث العنوان والموضوع, الاّ أنه لا شكّ في أن قراءتها كمجموعة كاملة بامكانها توضيح الصورة بشكل أفضل.

التدوينات السابقة

لقد قمنا من خلال التدوينات السابقة بوضع مقدمة لمجموعة التدوينات هذه بالاضافة الى السبب الرئيسي لاعادة تعريف ادارة المشاريع. كما قمنا بتفسير الفارق بين امتداد حياة المشروع ودورة حياة المشروع, وقد ناقشنا المراحل الأساسية والثانوية للمشروع وكيفية استخدام هذه المصطلحات, كما وضعنا الجزء الأخير من اللغز حول مجموعة العمليات بحسب دليل PMBOK® وقمنا خلالها بمعالجة الالتباس الحاصل بين مجموعة العمليات وامتداد حياة المشروع.

اليوم سوف نحاول الابتعاد عن الشرح لنقوم باستخدام بعص الصور والنماذج التي تدل على هذا الالتباس الحاصل بين امتداد حياة المشروع ومجموعة العمليات والذي يمكن اعتباره الالتباس الأساسي الحاصل في تطبيق ادارة المشاريع في يومنا هذا.

ازالة الشكوك

من خلال جهودنا لتوضيح هذه النقاط السابقة بالاضافة الى الحاجة الملحّة الى منهجية لادارة المشاريع, فاننا سنعمد الى رسم مجموعة العمليات بحسب دليل PMBOK® بالاضافة الى المراحل الأساسية للمشروع بحسب نوذج CAM2P™. بامكانكم القيام بالعمل نفسه بناء على منهجيتكم الخاصة أو أي منهجية أخرى تتبعونها في ادارة المشاريع.

رسم مجموعة العمليات ومراحل نموذج CAM2P®

كما ذكرنا سابقا” فان دليل PMBOK® يقدّم لنا خمس مجموعات للعمليات هي: البدء (Initiating), التخطيط (Planning), التنفيذ (Executing), التحكّم والمراقبة (Monitoring and Controlling), والاغلاق (Closing). والتي سيتم اختصارها في الصور أدناه بما يلي: .(I, P, E, M&C, C) وكان الدليل المذكور قد أوضح أنه من المفترض أن نقوم بالبدء, التخطيط, التنفيذ, المراقبة والرصد بالاضافة الى الاغلاق لأي مشروع وكذلك عند أي مرحلة جديدة… من هنا فانه من الضروري معرفة أننا نقوم باستخدام هذه العمليات على المشروع بالاضافة الى المراحل.

من منظور المشروع

من خلال الصورة أدناه, فاننا نقوم بالتركيز على المشروع واظهار الأمور التي نقوم بها في الواقع:

• البدء بالمشروع والذي نرمز اليه بالحرف“I” المتواجد على الخط البيضاوي الأخضر.
• التخطيط للمشروع والذي نرمز اليه بالحرف “P” المتواجد على الخط البيضاوي بشكل قوس
• تنفيذ المشروع والذي نرمز اليه بالحرف “E” والمتواجد في البقعة الخضراء المسطّحة
• المراقبة والتحكّم بالمشروع والذي نرمز اليه بأحرف (M&C) والمتواجد أيضا” في البقعة الخضراء المسطّحة
• اغلاق المشروع والذي نرمز اليه بالحرف “C” والمتواجد على الجهة اليمنى داخل البقعة الخضراء المسطّحة

 

من منظور المرحلة

كما يشرح لنا دليل PMBOK® وبشكل واضح فاننا نقوم بعملية البدء, التخطيط, التنفيذ, المراقبة والتحكّم والاغلاق لكل مرحلة من مراحل المشروع, وهذا ما نقوم بشرحه هنا من خلال هذه الصورة.

اننا نعلم أنه من الممكن أن يكون قد أصيب بعض القرّاء بالصدمة بعد مشاهدتهم التفاصيل المجودة في الصورة أعلاه (رقم 2). الا أنه من الضروري التذكير أننا كنّا قد قلنا ومنذ البداية أننا نقوم بتحدي التقاليد في هذا المجال, وها نحن نقوم بذلك.

اننا شخصيا” قد قابلنا العديد من الأشخاص الحائزين على شهادة PMP أو حتّى ممن يقومون بالتدريب عليها وتبيّن أنهم لا يدركون هذه الأمور الواردة سابقا”, ولعلّ الشيء الوحيد الذي يقومون به هو تعليم الأشخاص على كيفية حفظ هذه العمليات. من الممكن أن يشعر البعض هنا بالاهانة ولكن وللأسف فانّها الحقيقة والواقع. والحقيقة أيضا” هي أنهم يحفظون جميع محتويات دليل PMBOK® ولكنهم لا يزالون حتى الآن لا يعرفون الأسس فيه.

نعم فاننا نقوم بالبدء بمرحلة ما قبل اطلاق المشروع (والتي تحتوي دراسة جدوى الشروع) وكذلك فان نقوم بالتخطيط لها وتنفيذها (فان القيام بالأعمال قبل البدبالمشروع هي أعمال بحد ذاتها) بالاضافة فاننا نقوم بعملية المراقبة والرصد لنقوم بعدها باغلاق المرحلة. واننا نقوم بالعمل المماثل للمرحلة التالية والتالية وهكذا دواليك الى حين انتهاء امتداد حياة المشروع.

وبالتالي فان مجموعة العمليات تتكرّر بتكرار المراحل، أي أنه مع كل مرحلة جديدة يجب القيام بالعمليات نفسها. أما في المشاريع الصغيرة فربما ليس ضروريا أن نقوم بتكرار هذه العمليات وذلك بسبب صغر حجم المشروع والذي بامكاننا أن نجري دراسته كمرحلة واحدة. مع ذلك فان فان ما تم ذكره هنا يتعلّق بحجم المشروع بحيث أنه من الممكن الحديث عن نجاح أو فشل المشروع.

اذا قمنا بوضع المنظورين سويّا

من خلال هذه الصورة الأخيرة نقوم بدمج منهجية CAM2P مقارنة مع مجموعة العمليات بحسب دليل PMBOK وذلك على مستوى المشروع والمراحل.

التأثير/ التهديد

من الممكن أن يطرح البعض أنّ هذه التدوينة لا تمتلك أي قيمة اضافية من ناحية المعلومات بحيث أنها تقوم بطرح موضوعا” واضحا”. ان هذه التدوينة ليست موجهة بشكل مباشر الى الأشخاص الذين يدركون مدى أهمية ما يتم طرحه هنا، بالاضافة الى ادراكهم لجميع المعلومات الوارد، بقدر ما هي موجّهة الى الأشخاص الذين لا يدركون حقيقية وواقع ما يتم مناقشته هنا. ولكن ومن وجهة نظرنا المتواضعة، وجدنا أن هناك بعض اللّغط الحاصل في فهم هذه المسائل التي يتم طرحها هنا والتي تؤدي بدورها الى بعض المشاكل في ادارة المشروع، وهذا ما قادنا الى هذه المجموعة من التدوينات.

ولكن وللأسف ليس هناك أي دراسات موجودة تُظهر مدى تأثير سوء استخدام وفهم ما تمّ ذكره على ادارة المشروع. ولكنّه بامكاننا أن نقدّر أنه من الممكن أن تكون المشاريع الصغيرة والمبسّطة أكثر أمانا” بحيث بامكاننا معالجة ادارة المشروع بناء على اعتبار المشروع بأكمله مرحلة واحدة ممّا لا يترك أي أثر سلبي عليه. وكننا ومع ذلك فاننا على استعداد للحديث على رأي مثير للجدل وخاصة بالنسبة الى المشاريع المتوسّطة، الكبيرة أو المعقّدة. ان هذه الالتباس من الممكن أن يؤدي الى بعض التحديات على المشروع اذا لم يكن الى الفشل. كما ذكرنا سابقا” فانه لا يوجد أي دراسات تتحدث عن هذه النقاط، كما أنّه لا توجد أي دراسات تعطي فكرة عن المشاريع التي تفشل ولا حتى عن نستها المئوية. هناك العديد من العوامل والأسباب التي من الممكن أن تؤدي الى الفشل، واننا نؤمن أن عدم وجودة ادارة صحيحة للمشروع هي أحد الأمور الشائعة والتي من الممكن أن تؤدي الى فشله، بالاضافة الى أن اللغط الحاصل حول مجموعة العمليات من الممكن أن تؤدي الى ادارة المشروع بطريقة غير صحيحة.

في الخلاصة

هل صحيح أن هناك لغط حاصل؟

من المفترض أن لا يكون كذلك. فمن الضروري فهم دليل PMBOK بطريقة صحيحة وأن ندرك ضرورة ادارة المشروع بطريقة فعّالة. بالاضافة الى:

• الحاجة الى منهجية متخصصة لادارة المشاريع والتي من الممكن أن تكون داخلية أي أنه تمّ العمل عليها من داخل المنظمة أو من الممكن أن تكون أية منهجية من خارج المنظمة وبامكانها أن تتطابق مع العمل داخلها. كمنهجية سوكاد CAM2P أو أي منهجية أخرى.
• الحاجة الى وجود عمليات كتلك التي يقدّمها دليل PMBOK
• أو الحاجة الى الكفاءة كما تشدد عليها منظمة IPMA

اننا نعتبر أن هذه النقاط الثلاث التي تمّ طرحها سابقا” هي العناصر الأساسية التي قد تؤدي الى النضج في ادارة المشاريع.

اننا ندعوكم الى قراءة ما تمّ كتابته هنا ومن ثمّ اعادة قراءته مجددا” محاولين المقارنة بين ما تم قراءته وبين ما يتم تطبيقه بشكل فعلي على أرض الواقع. بالاضافة الى محاولة القيام ببعض التعديلات على الأقل على أساس تجريبي ومحاولة النظر اذا كان سيؤدي ذلك الى بعض التغييرات في مردود المشروع.

اننا نعلم أنه هناك منحى اعتيادي للتعلّم، ولكننا نعلم أيضا” أنّه بامكان المنظمات الحكم في حال كان ما تمّ طرحه هنا يضيف بعض القيمة على التعلّم أم لا.

الشيء الأخير هنا، هو أننا قد قمنا بوضع منهجية سوكاد القابلة للتغيير والتكيّف والتطبيق بين يديكم، متمنين أن تقوموا بالاطلاع عليها ولو لدقائق والتي هي بنفسها تعكس ما تم تداوله خلال التدوينة هذه.

من خلال هذه التدوينة، نكون قد أنهينا مجموعة التدوينات حول “اعادة تعريف ادارة المشاريع”. وفي النهاية نتمنّى أن نسمع آراءكم حول هذه المجموعة. هل أنتم توافقون أم لا على ما تمّ طرحه؟ كيف تقوم منظمتكم أو المنظمة التي تعملون بها بممارسة ادارة المشاريع.

اننا نرحّب بمشاركتنا آراؤكم وتعليقاتكم على التدوينة.