انها التدوينة الخامسة من مجموعة التدوينات حول “اعادة تعريف ادارة المشاريع”. تتمتع كل تدوينة في المجموعة المذكورة باستقلاليتها من حيث العنوان والموضوع, الاّ أنه لا شكّ في أن قراءتها كمجموعة كاملة بامكانها توضيح الصورة بشكل أفضل.

التدوينات السابقة 

لقد قمنا خلال التدوينة الأولى بوضع مقدمة لمجموعة التدوينات هذه بالاضافة الى الاشارة حول الهدف من اختيار هذا العنوان لها: “اعادة تعريف ادارة المشاريع”

في التدوينة الثانية تطرّقنا الى موضوع المقارنة بين امتداد حياة المشروع ودورة حياة المشروع.

أما من خلال التدوينة الثالثة فقد قمنا بمناقشة موضوع الاختلافات بين مراحل المشروع الأساسية والفرعية.

وقد قمنا خلال الجزء الرابع من السلسلة، بمناقشة موضوع مجموعة العمليات بناء على كتاب PMBOK® لنكون بذلك قد وضعنا الجزء الأخير من اللّغر.

وأما من خلال هذه التدوينة, فاننا سنقوم بمناقشة الالتباس الحاصل بين مجموعة العمليات بحسب دليل PMBOK® وامتداد حياة المشروع.

تسليط الضوء على الالتباس

هناك العديد من المقبلين على تعلّم ادارة المشاريع بالاضافة الى الممارسين لها, لديهم سوء فهم لدليل PMBOK®. فعندما نقوم مثلا” بطرح سؤال عليهم حول المراحل الأساسية للمشروع, فانهم يقومون بتعداد مجموعة العمليات على أنها هي مراحل المشروع, كما يظهر في الصورة التالية:

الفارق الوحيد بين القسم الأعلى والأسفل من الصورة هو اضافة الرصد والتحكّم (Monitoring and Controlling) على القسم السفلي, وهذا ما لا نجده في القسم الأعلى باعتبار أن الرصد والتحكم هو عملية تمتد على كامل حياة المشروع. مع ذلك, فاننا نجد أن بعض الممارسين لادارة المشاريع يعتبرون أن عملية الرصد والتحكم هي مرحلة مستقلة بحد ذاتها ويقومون باضافتها على القسم الأعلى من الصورة.

ولكن ما لا يدركونه هو أن مجموعة العمليات هي ليست مراحل أساسية أو ثانوية في المشروع. ولا تقتصر هذه الحالة على الأفراد فقط اذ أننا نجد العديد من المنظمات التي تقوم بتعداد المراحل الأساسية لمشاريعها فورا” بعد مجموعة العمليات. ان المشكلة ليست بتسمية الأفراد أو المنظمات لمراحل مشاريعهم الأساسية طالما أنهم يدركون أن مرحلة التخطيط تختلف عن عملية التخطيط وأن مرحلة التنفيذ ليست نفسها عملية التنفيذ. الا أنه وعلى الرغم من ذلك كلّه فاننا نجد أن العديد يقومون باستخدام مصطلح مجموعة العمليات على أنها المراحل الأساسية للمشروع وهذا أمر بالغ الأهمية ويجب التنبّه اليه. وفي تعبير آخر, فان اللغط الحاصل لا يقتصر فقط على المصطلحات المستعملة, ولكنها أيضا” موجودة في ممارسات العديد من الأفراد والمؤسسات والذين يعتبرون أن عمليات التخطيط هي نفسها مراحل التخطيط وكذلك فان عمليات الاغلاق هي نفسها مراحل الاغلاق. 

رأي أو واقع؟

في حال كان هناك بعض الشك حول أن مجموعة عمليات المشروع هي ليست نفسها المراحل الأساسية للمشروع فيهمنا التوضيح أن ما تمّ ذكره هنا هو واقع وليس رأي شخصي. فدليل PMBOK® في هذا المجال كان واضحا” وصريحا”, واليكم بعض المراجع التي بامكانها اثبات ذلك:

1. ان دليل PMBOK® كان واضحا” عندما قام بالحديث عن امتداد حياة المشروع على أنه يتألف من مجموعة مراحل أساسية (وليس مجموعة عمليات)… الفصل الثاني صفحة 15, 18 و 21 بالاضافة الى صفحات أخرى.
2. وكان الدليل واضحا” أيضا” في الحديث عن أن مجموعة العمليات تتكرّر في كلّ مرحلة أساسية… الفصل الثاني صفحة 21 بالاضافة الى الصوّر 2-4 و 2-5. وكذلك في الفصل الثالث من الدليل صفحة 39 في القسم 3.1.

اذا”, لماذا هذا الالتباس؟

اذا كان دليل PMBOK® واضح اذا”. فلماذا نجد العديد من الممارسين لادارة المشاريع بالاضافة الى العديد ممّن يحملون شهادة PMP® يتغافلون عن هذه النقاط؟

ولماذا نجد الالتباس لدى العديد من المنظمات حول التمييز بين المراحل الأساسية للمشروع ومجموعة العمليات على المشروع؟

1. بعضهم لم يقم بقراءة دليل PMBOK® بعناية ودقّة وانّه وفي حال فعل, فانه يقوم بالتركيز على عمليات المساهمات (Inputs), الأدوات (Tools), التقنيات (Techniques) والمردود أو المحصول (Outputs) والتي تتكرّر في الدليل 48 مرّة. (مع كلّ عمليّة).
2. ان التركيز على العمليات, مجموعة العمليات بالاضافة الى مجالات المعرفة في المشروع, غالبا” ما تأخذ القارئ بعيدا” عن الفصل الأول من الدليل والذي يتم خلاله التركيز على امتداد حياة المشروع.
3. ان الدليل يتناول أيضا” موضوع وثيقة المشروع (Project Charter) على أنها الوثيقة التي تعطي ترخيص للمشروع أو للمرحلة. وهذا يعني أنه يجب أن يكون هناك وثيقة للمشروع ووثيقة لكل مرحلة أساسية من المشروع. في تعبير آخر, فان استخدام الدليل لتعبير وثيقة (Charter) فهذا يعني أنه بالامكان أن تكون وثيقة لمرحلة أساسية معيّنة أو أي مرحلة ثانوية أخرى, والتي يقوم بتسميتها البعض على أنها “وثيقة البدء بالمشروع”. مع ذلك فان الممارسين لادارة المشاريع وعندما يقومون بقراءة كلمة وثيقة, فانهم يفكّرون فقط في وثيقة المشروع وليس في وثيقة مراحل الشروع.
4. والحالة نفسها تنطبق على خطة ادارة المشروع, الاغلاق وغيرها. هنا أيضا”, فاننا نقوم باستخدام كلمة “مشروع” على جميع هذه الوثائق, على الرغم أنه من الممكن أن تعني مشروع أو مرحلة.
5. ان التخطيط هو عملية مستمرة وهي تستمر على طول حياة المشروع. فما هي مرحلة التخطيط للمشروع اذا”؟ أنظر دليل PMBOK®, الفصل الثالث, الصفحة 41 صورة رقم 3-2.
6. الفكرة نفسها بالنسبة الى الرصد والتحكّم.

بعد جميع هذه النقاط ربما أصبح الوقت مناسب من أجل العودة الى صفحة تحديد المشهد (Setting the Scene) ومشاهدة اذا كان قد أصبح الآن لديكم اجابات مختلفة عما كانت عليه الحال في السابق.

اعادة ادراج الأسئلة ومحاولة الاجابة عليها لتكون كمرجع جاهز

1. خلال أي مشروع جديد قد يعطى لك, كيف تقوم باجراء عمليات البدء  (Initiating)بحسب منظمة PMI وبناء على ما جاء في دليل PMBOK®؟ الجواب هو أنه يجب القيام بعمليات البدء عند كل مرحلة أساسية أو ثانوية.
2. ماذا بالنسبة الى عمليات التخطيط وعمليات الاغلاق والعمليات الأخرى؟ الجواب هو أنه يجب التخطيط لأي مرحلة سواء كانت أساسية (Phase) أو ثانوية (Stage).
3. خلال المشروع, كم “برنامج لادارة المشروع” يجب أن يكون هناك؟ الجواب هو: برنامج واحد لادارة المشروع بشكل كامل, على أن يكون هناك برنامج لكل مرحلة أساسية أو ثانوية والتي من الممكن أن تكون جزءا” من البرنامج العام للمشروع أو حتى بامكانها أن تكون مستقلة بشكل جزئي.
4. هل تمتلك البيانات المنفذة خلال مرحلة البدء بالمشروع أي قيمة؟ من المفترض أن يكون لها قيمة اذ أن مرحلة تنفيذ البدء بالمشروع تعني تنفيذ الأنشطة المختلفة من دراسة الجدوى الى وثيقة البدء بالمشروع والأنشطة الأخرى التي يتم القيام بها خلال مرحلة البدء بالمشروع.
5. هل يمتلك التخطيط لمرحلة التخطيط أي قيمة اضافية؟ بداية, نحن لا نؤيّد تسميّة التخطيط للمرحلة على أنها في الوقت عينه التخطيط للمشروع بشكل عام. وفي هذه الحالة وعند وجود مرحلة التخطيط, فنعم يجب البدء بها والتخطيط لها, تنفيذها واغلاقها عند الانتهاء منها لنقوم بعدها برصدها ومراقبتها من خلال العمليات.
6. هل هناك وثيقة (Charter) واحدة للمشروع؟ هناك وثيقة واحدة للمشروع ولكن وهنا أيضا” فانه يجب أن يكون هناك وثيقة لكل مرحلة على الرغم من أننا لا نقوم بتسميتها بالوثيقة (Charter). فاذا عدنا الى التعريف فان الوثيقة هي الترخيص للمشروع أو المرحلة, اذا” في أي وقت سيكون هناك مرحلة جديدة يجب ان يكون هناك وثيقة للمرحلة.

آراؤكم وتعليقاتكم تهمّنا…