إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تقرأ فيها مقالات مدونتنا، فإننا نحثك على قراءة المقال السابق الذي نشرناه بتاريخ 11 أيار عام 2013. فالمقال يحتوي على فكرة المثال العملي هذا، كما أنه سيساعدك على فهم أفضل لمقاييس سوكاد الأربعة لتحديد مدى نجاح المشروع.
مقدمة
عادة خلال دوراتنا التدريبية، مثل مقدمة في إدارة المشاريع ومنهجية إدارة المشاريع المطبقة، نتيح للمشاركين فرصة العمل على مشاريع حقيقية مستمدة من بيئة عملهم الخاصة. وهذا الأمر مفيد للغاية حيث بإمكان المشاركين فهم ما تعلموه بسهولة وتطبيقه على مشاريعهم الخاصة.
تمهيد
منذ بضعة أشهر، كنّا في دورة تدريبية, وكان العميل عبارة عن منظمة تبيع الصمامات والأنابيب الخاصة بقطاع صناعة النفط. خلال الدورة, وعند محاولتنا تقسيم المشاركين الى فرقاء عمل من أجل تطبيق الشرح على مشروع عملي, أرادت مجموعة منهم العمل على مشروع وفقاً لنهجنا الطبيعي. فكان المشروع الذي اختاروه: بناء صالة للألعاب الرياضية في أحد مخازن المنظمة.
بالاستناد إلى الفقرة السابقة، برأيك ما هو الموضوع الذي يدور حوله المشروع؟
معظمنا سيجيب: “بناء صالة للألعاب الرياضية”.
فهل الأمر كذلك؟
هل تعمل الشركة في مجال بناء صالات الألعاب الرياضية؟
كلا!
حسناً، ما هو المشروع إذاً؟
ربما ينبغي علينا طرح هذا السؤال بشكل مختلف، ما هو الهدف التجاري المرجو من المشروع، الدافع التجاري، الحالة التجارية؟
آه!
الآن فهمنا المقصود.
في هذه الحالة نستطيع القول “تحسين صحة العاملين“.
نعود مرة أخرى ونعيد الصياغة: هذا المشروع يدور حول بناء صالة للألعاب الرياضية لتحسين صحة الموظفين.
عظيم – الآن أصبحنا نعلم حول ماذا يدور هذا المشروع.
دعونا نتأمل ما ورد لمدة دقيقة.
هل أدركتم كيف أنه إذا لم يتم استيعاب عبارة واحدة (بيان فكرة المشروع) بشكل جيّد سيتم فهم المشروع بشكل مختلف؟ جميعنا يعلم بأن هذا الأمر قد يكون بسيطاً جداً، ولكن أهو كذلك؟ أحد أكثر التحديات الشائعة التي نواجهها في إدارة المشاريع مرتبطة بالتغيرات في نطاق العمل أو الأهداف … وهذا عادة ما يكون أحد أسباب عدم وجود تعريف لنطاق العمل أو عدم وجود توافق بين الأطراف المعنية اضافة الى عدم وجود فهم لأهداف المشروع … وبالتالي، هذا الأمر هو من أسباب إغفال التوقعات الضمنية في كثير من الأحيان والتركيز المفرط على متابعة المتطلبات الواضحة.
المثال (مقاييس النجاح)
إذا لم تقرأ المقال السابق – يرجى القيام بذلك الآن قبل أن تتابع قراءة بقية هذا المقال.
قمنا بشرح المقاييس الأربعة لتحديد نجاح المشروع في المقال السابق. والآن، دعونا نرى كيف بإمكاننا تطبيق هذه المقاييس الأربعة على مشروع صالة الألعاب الرياضية.
إذاً، كيف نقيس النجاح؟
نجاح المنتج
هل قمنا بتسليم صالة الألعاب الرياضية وفقاً للخطة التفصيلية للمشروع والمواصفات؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فهذا أمر جيد، حيث تم تحقيق مقياس النجاح الأول.
نجاح إدارة المشروع
هل قمنا بتسليم صالة الألعاب الرياضية وفقاً لخطة إدارة المشروع، أي ضمن الوقت، والتكلفة، والمقاييس الأخرى المحددة؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فهذا أمر ممتاز، حيث تم تحقيق مقياس النجاح الثاني أيضاً.
نجاح المشروع
هل قمنا بتسليم صالة الألعاب الرياضية وفقاً لوثيقة التصريح للمشروع؟ هناك طريقة أخرى بإمكاننا الأخذ بها خلال هذا المقياس، وهي: هل قمنا بتسليم صالة ألعاب رياضية مميّزة وجيدة, بحيث تلفت نظر الموظفين لاستخدامها؟ إذا كانت الإجابة نعم، فهذا أمر رائع، حيث تم تحقيق مقياس النجاح الثالث. لكنه بهذه الحالة لا يكفي, حيث أنه من الممكن تحديد هذا المقياس بعد إكمال صالة الألعاب الرياضية بفترة قصيرة، وفي معظم الحالات فإننا نعتبر المشروع ناجح وعليه يتم إغلاق المشروع. ومع ذلك، فاننا مازلنا نفتقد لشيء ما. ومن هنا كانت الحاجة للمقياس الرابع.
نجاح هدف المشروع
كان بالإمكان تسليم صالة ألعاب رياضية واضحة ومن ثم إغلاق المشروع.
مع ذلك، فإن السؤال الأهم يتمحور حول:
- هل قام المشروع بتحقيق النتائج المتوقعة التي كنا نرجوها عندما وضعنا فكرة المشروع وصرحنا له؟
- هل أدركنا هذه النتائج؟
النتيجة المتوقعة تتمثل بتحسين صحة الموظفين. فمن غير المرجح أن نكون قادرين على تقديم جواب عند إغلاق المشروع. ولكن بإمكاننا قياس مدى النجاح خلال فترة سنة أو سنتين بعد إكمال المشروع، أي بعد فترة طويلة من تسريح فريق العمل.
مدى فائدة وتأثير المقاييس الأربعة
سؤال
إذا كنت مهنياً جديداً على إدارة المشاريع وطلب منك (بيان الفكرة) بناء صالة للألعاب الرياضية، هل ستفكر مطولاً بجوانب النجاح الأربعة (تحسين صحة الموظفين) أم سينصب تركيزك على “مشروع مبنى الصالة الرياضية”؟ وهذا يعني أنك ستركز على المنشأة فقط.
حسناً، دعونا نطرح ذات السؤال ولكن بصياغة بيان الفكرة بطريقة مختلفة قليلاً: لتحسين صحة الموظفين (بدون ذكر صالة الألعاب الرياضية). كيف سيبدو مشروعك؟ هل سيتضمن صالة ألعاب رياضية أم لا، قد يحتوي على عضوية ممنوحة لنادٍ صحي، ومن المرجح أن يترافق مع حملة توعية تدور حول الاهتمام بالصحّة.
سأحاول طرح ذات السؤال مرة أخرى ولكن بطريقة مختلفة. بيان الفكرة هو: بناء صالة للألعاب الرياضية وذلك لتحسين صحة الموظفين. حسناً، من المحتمل أن يحتوي المشروع على عناصر من السيناريوهين السابق ذكرهما، وفرصة النجاح (نجاح هدف المشروع) ارتفعت بشكل أكبر الآن.
كيف سيتم صياغة بيان الفكرة الآن؟
معظم فقرات هذه المقالة مستقاة من كتاب للسيّد منير عجم المدير التنفيذي لشركة سوكاد والذي سيتمّ نشره خلال مرحلة لاحقة. تحت عنوان: “إعادة تعريف أسس إدارة المشاريع”.