انها التدوينة الرابعة والأخيرة المتعلقة بموضوع ادارة المجازفات على المشاريع.

تمهيد

خلال السنوات الأخيرة الماضية, قامت سوكاد بتغطية العديد من الدورات التدريبية حول ادارة المجازفات, منها ما كان يُعنى بادارة المجازفات التنظيمية ومنها ما يُعنى بادارة المجازفات على المشاريع فقط. سوف نقوم خلال هذه التدوينة باختصار العديد من التعليقات من قبل المشاركين في هذه الدورات. والهدف من ذكر هذه النقاط هي تسليط الضوء على الثغرات التي تحصل خلال ممارسة ادارة المجازفات على المشاريع.

هذه الملاحظات جاءت نتيجة للسؤال هذا: “ما هي بعض المشاكل التي من الممكن أن تواجهكم خلال القيام بادارة المجازفات على المشاريع”؟ تكمن أهمية هذا السؤال في أنّه عميق ومتشعّب ويمكن أن ينطبق على المنظمات التي تمتلك ادارة وممارسة جيدّة للمجازفات على المشاريع أو تلك التي لا تمتلك أيا” منها.

فيما يلي بعض من مشاركات الحاضرين:

ثغرات “الممارسات” عند الأفراد

1. التضارب في الآراء بين المسؤولين عن ممارسة ادارة المجازفات على المشاريع, رغم أنه يبدو أن بعض المشاركين قد قاموا بشكل مباشر بتطبيق ادارة المجازفات على المشاريع وكذلك البعض الآخر يملك خبرة في مجال عمليات ادارة المجازفات على المشاريع أكثر من سواه.
2. بعضهم يقوم بعمل جيّد في استعمال وتطبيق ادارة المجازفات على المشاريع الكبيرة والضخمة ولكنهم لا يقومون بالعمل نفسه على المشاريع الصغيرة.
3. لست متأكدا” اذا كان جميع المشاركين يدركون قيمة وأهمية ادارة المجازفات على المشاريع وأنه وفي حال كانوا يدركون ذلك فهل هم مستعدون لوضع الجهود الأساسية والضرورية المناسبة لهذه القيمة؟ بمعنى آخر, هل هناك ثغرة بين ما نقول وبين ما نقوم بتطبيقه على أرض الواقع؟
4. عبء العمل يحول دون تمكّن مدراء المشاريع من القيام بتقدير جيّد وادارة فعلية للمجازفات على المشاريع.
5. من الصعب جدّا” جمع معظم المعنيين بالمشروع حول عمليات ادارة المجازفات. وبناء لذلك فان المعنيين التقنيين على المشروع لا يقومون باعطاء القيمة الحقيقية والفعلية لادارة المجازفات.

الثغرات في التدريب والتطوير

• بعضهم يشعر بأنهم يقومون بادارة المجازفات على المشاريع عن طريق الصدفة دون أي تدريب على ادارة المشاريع بشكل عام أو ادارة المجازفات بشكل خاص.
• بعضهم صرّح بأنهم يملكون أدوات بامكانها مساعدتهم ولكن عند السؤال حول هذه الأدوات, تبين أن هناك اختلاف بالرأي حولها.

الثغرات في التخطيط:

نحن بحاجة الى دمج جميع عمليات ادارة المشاريع وادارة المجازفات على المشاريع ضمن مجموعة جهود التخطيط (الوقت وجميع الاعتبارات الأخرى).

بعضهم يقول ” اننا نملك تخطيطا” جيّدا” ” أما البعض الآخر فيقول بأن هناك ثغرة وذلك بعدم اتباع جميع المناهج العلمية والطرق الأساسية. 

تحديد الثغرات على المجازفات

من الواضح أن جميع فرقاء العمل يقومون بتحديد المجازفات بناء على ما هو واضح وظاهر أمامهم. وذلك بعد عملية عصف ذهني واسعة, ولكنهم لا يقومون باشراك بعض المعدات والتقنيات هنا محاولين بذلك الغوص والنظر بشكل أوسع وخاصة في هيكل انهيار الأعمال  (WBS).

أحيانا” نقوم بتحديد بعض المجازفات على المشروع ولكن في بعض الأحيان يكون هناك العديد من المجازفات وبشكل كبير.

من المهم أن يكون لدينا توازن بين كمية ونوعية المجازفات التي تم تحديدها. فليس الهدف هو تعداد عدد كبير من المجازفات والتي لا معنى لها بدلا من تحديد بعض المجازفات التي من شأنها أن تؤثر على ادارة المشروع.

التحكّم والسيطرة على الثغرات

عدم المتابعة بشكل صحيح خلال عملية التنفيذ. “اننا نقوم بعمل جيّد خلال التخطيط ولكن عند النتقال الى التنفيذ نواجه المشاكل”…

لا يوجد أي دفع حقيقي لمدراء المشاريع من أجل القيام بادارة المجازفات ومتابعتها. في العديد من المشاريع يقومون بتقييم المجازفات ولكنهم يتغافلون عن طرق متابعتها وادارتها.

الثغرات في نظام المؤسسات

1. من الضروري أن تمتلك المؤسسة نظام يُعنى بادارة المعرفة فيها ويكون يحتوي على جميع الدروس المستقاة من خلال عمليات المشروع.
2. يجب أن يكون نظام ادارة المعرفة داخل المنظمة سهل الاستعمال بحيث يمكننا الوصول الى الدروس المستقاة بسرعة وسهولة.
3. يبدو أنه ليس هناك معيار لتسجيل المجازفات وتعدادها. اذا” كيف يتم بالأساس تعداد المجازفات المحتملة أو حتى التأثيرات بحسب الأرقام (1,2,3…). لذلك فيبقى تصنيف المجازفات مبنيا” بحسب أولويات كل فريق.
4. عدم توفر الدروس المستقاة من المشاريع السابقة وخاصة المشاريع الجديدة اضافة الى عدم توفر الخبرة بالعمل على الأنواع الجديدة من المشاريع.
5. هناك فارق كبير بين احتياطي محتمل وبين ادارة الاحتياطي ولكن هذا ليس واضحا” ومفهوما” لدى العديد من المنظمات التي قمنا بالعمل معهم سابقا” أو نعمل معهم حاليا”.
6. انه ليس من السهل أبدا” الحصول على نقطة تلاقي واتفاق لدى جميع المعنيين بالمشروع. قد يبدو الأمر وكأنه خطأ قد قام به أحد الأفراد ولكنه في الواقع غير ذلك كليا”, اذ أن الخطأ هو في النهج ويعود السبب في ذلك الى عدم وجود معيار يتم على أساسه تحديد المجازفات.

ثغرات متنوعة

1. مكافحة الحرائق والتي من الممكن أن تكون أحد عوارض عدم تحديد المجازفات بشكل صحيح أو ربما عدم وضع خطة استباقية لادارتها.
2. في منظمة العميل, قد يقوم مدراء المشروع بتعداد وذكر حتى المجازفات الصغيرة أو المتوسطة بحسب الأولوية, من الممكن تقبّل هذه الحالة ولكنّه لا يمكننا اعتبارها الوسيلة الأنسب والأفضل بحيث أنها تتطلب المزيد من الوقت ولا تعود بمنفعة على المشروع.
3. من المفترض أن يكون هناك نظام تصنيف للمشروع (عادة 2, 3 أو 4 تصنيفات). في حال وجود نظام تصنيف, فيجب اعتماده في جميع وظائف ادارة المشاريع بما في ذلك ادارة المجازفات على المشاريع.
4. في بعض الحالات نبدأ بالعمل قبل توقيع العقد ولكن هذه الممارسة قد تقودنا الى الغموض في الأهداف مما يساهم في زيادة الخوف من المجهول والذي بالتأكيد سوف يؤدي الى زيادة المجازفات.

هناك العديد من الصعوبات المتعلّقة بالثقافات أو القوانين داخل بلد معين عمّا هو عليه في بلد آخر وكذلك بين منطقة وأخرى (الريف والمدينة مثلا”).