أكدنا في مقالتنا السابقة على ما يلي:

• أن مكتب إدارة المشاريع هو من أجل المنظمة بشكل عام وليس من أجل مشروع واحد.
• أن مكتب إدارة المشاريع هو وحدة تنظيمية يمكن أن تتكون من أعضاء فريق عمل لا يتجاوز عددهم الاثنين أو أكثر من ذلك بكثير.
• أن العديد من المنظمات لديها مكتب إدارة للمشاريع ولكنها لا تطلق عليه هذا الاسم … وللغاية المنشودة من هذه المقالة فسوف نعتبر أن هذه المكاتب بمثابة مكتب إدارة مشاريع.
• لا تتشابه مكاتب إدارة المشاريع على الإطلاق.

اذا أخذنا ما سبق ذكره بعين الاعتبار، ما هو دور ومهام مكتب إدارة المشاريع؟

سوف نستعرض هذا الأمر من خلال المهام المتوالية لمكتب إدارة المشاريع.

المهام المتوالية لمكتب إدارة المشاريع هي المنهجية التي نقوم فيها (ضمن سوكاد) بعرض مختلف الوظائف والأدوار التي يقوم بها مكتب إدارة المشاريع داخل المنظمة. ما سنستعرضه لاحقاً من المرجح أن يكون ترتيباً منطقياً ولكن بما أن المنظمات ليست جميعها متشابه، فإن الترتيب الذي سيتمّ عرضه فيما يلي من المرجح ألا يكون التسلسل الذي تنتهجه جميع المنظمات.

(منهجية سوكاد^TM: متوالية مكتب إدارة المشاريع)

تقديم التقارير

المهمة والدور الأول  لمكتب إدارة المشاريع قد يكون فيما نطلق عليه “مكتب إدارة المشاريع لتقديم التقارير”. حيث أن من شأن مكتب إدارة المشاريع أن يكون مسؤولاً عن جمع التقارير الواردة من مختلف المشاريع والبرامج، ويقوم بمقارنتها وتلخيصها، ومن ثم يقدم تقريراً موجزاً عنها إلى إدارة المنظمة لمراجعته.

من الناحية المثالية، يمكن القول أنه وفي حال أن مكتب إدارة المشاريع مسؤول عن تقديم التقارير، فيجب على مكتب إدارة المشاريع أيضاً رفع سوية التقارير المستخدمة من قبل المشاريع والبرامج.

الدعم بالتدريب

إذا قامت منظمة ما بإطلاق يد مكتب إدارة المشاريع إلى ما هو أبعد من وظيفته الأولية، فإن مكتب إدارة المشاريع قد يصبح مسؤولاً عن تقديم التقارير، وعن تدريب وتطوير موظفي إدارة المشاريع. ولا تكمن الفكرة هنا بالاستعانة بمكتب إدارة المشاريع ليحل محل الموارد البشرية أو التعليم والتطوير وإنما من أجل عمل مكتب إدارة المشاريع جنباً إلى جنب مع التعليم والتطوير لتقديم التوصيات حول استخدام برامج التعليم المهنية السليمة من قبل موظفي المنظمة في مجال إدارة المشاريع.

إدارة الحياة الوظيفية وسلّم الترقية

المستوى المنطقي التالي يكمن في تحمل مكتب إدارة المشاريع مسؤولية إدارة الحياة الوظيفية. وفي هذه الحالة، يتم وضع أوصاف رسمية للعمل ومسارات وظيفية للعاملين في إدارة المشاريع في جميع أنحاء المنظمة. وهذا يتضمن برنامج تطوير مهني يشمل برنامج الإرشاد والتدريب و الترقية.

تنسيق المشاريع

في بعض المنظمات، قد يقوم مكتب إدارة المشاريع بتولي مهام التنسيق بين جميع أو بعض مشاريع المنظمة. والتركيز لا ينصب هنا على إدارة المشاريع وإنما على التنسيق الممكن بين المشاريع والربط فيما بينها.

نظام و منهجية إدارة المشاريع

أحد أهم وظائف مكتب إدارة المشاريع، من وجهة رأينا المتواضعة، هي بتولي مكتب إدارة المشاريع المسؤولية عن نظام إدارة المشاريع في الشركة. وبشكل أساسي، وضع منهجية وعمليات إدارة للمشاريع مثل: كيفية الموافقة على المشاريع، كيفية إطلاق أو البدء بالمشاريع، كيفية التخطيط للمشاريع، كيفية إدارة ومراقبة المشاريع. كما ويشمل نظام إدارة المشاريع أيضاً على النموذج المناسب لامتداد حياة المشروع، تعريفات لمراحل المشروع وأبواب المرحلة، بالإضافة إلى نظام الدروس المستقاة.

كما يجب على مكتب إدارة المشاريع تحمل مسؤولية قواعد البيانات التاريخية (ربما تكون مشمولة بتقديم التقارير) وسجلات المشاريع، اضافة الى مقاييس ونتائج أداء المشاريع.

قد يناقشنا بعض القراء قائلين، “ما تقومون بسرده هنا موجود، فعلى جميع مكاتب إدارة المشاريع القيام بهذا، أليس كذلك؟”، لسوء الحظ كلا. والمدونة الأخيرة المقدمة من قبل ضيفنا عالجت هذه النقطة من وجهة نظر “الاستعانة بشركات مختصة”.

إدارة المشاريع والبرامج

في بعض المنظمات، يمكن لمكتب إدارة المشاريع أن يكون أيضاً موطن مهنة إدارة المشاريع بالنسبة لوظائف مدراء المشاريع اضافة الى موظفي إدارة المشاريع. فعند وجود مشروع، ستقوم المنظمة باختيار مدير المشروع من مكتب إدارة المشاريع، بينما موارد المشروع الأخرى وأعضاء فريق العمل سيتم اختيارهم من الدوائر الوظيفية الأخرى. وبالنسبة للذين لديهم معرفة جيدة بالبنية التنظيمية لإدارة المشاريع فهذا ما ندعوه منظمة مصفوفات قوية (على نظام المتركس).

عادة ما تشارك المنظمات في مشاريع استثمارات رأسمالية كبيرة، مثل المرافق الحيوية، النفط والغاز، ودوناً عن غيرها من الدوائر، فعلى الأرجح سيكون لديهم مكتب إدارة مشاريع على هذا المستوى من متوالية مكتب إدارة المشاريع.

مكتب إدارة المشاريع الاستراتيجي

على الرغم من أننا أظهرنا هذا الأمر في نهاية فقرة المهام المتوالية لمكتب إدارة المشاريع، فإن بعض مكاتب إدارة المشاريع موجودة فقط للعب هذا الدور.

أولاً، ما هو مكتب إدارة المشاريع الاستراتيجي؟ هو مكتب إدارة مشاريع موجود على المستوى التنفيذي للمساعدة في اتخاذ القرار بشأن مشاريع وبرامج المنظمة، كالموافقة، والتحليل ووضع دراسة جدوى للمشروع.

ثانياً، لدى معظم (إن لم يكن كل) المنظمات شخص أو وحدة مسؤولة عن هذا الدور وتعمل تحت أسماء مختلفة، مثل: التخطيط الاستراتيجي، تنمية الأعمال التجارية، وما إلى ذلك، وفي بعض الحالات، يسمى (مكتب إدارة مشاريع الشركة).

كلمات ختامية

كما ذكرنا سابقاً في أكثر من مناسبة، عندما يتعلق الأمر بمكتب إدارة المشاريع، فإن قياس واحد لا يناسب الجميع. ولذلك، من الشائع جداً أن مكتب إدارة المشاريع في بعض المنظمات لا يعكس سوى أحد الأدوار الموضحة في متوالية مكتب إدارة المشاريع، وفي منظمات أخرى، قد يكون لديهم اثنين أو أكثر من الوظائف التي ذكرناها في السياق. ونادراً، ما نجد مكتب إدارة مشاريع يقوم بجميع هذه الوظائف.

1.      هل يجب أن تحتوي المنظمات الصغيرة والمتوسطة على مكتب إدارة مشاريع؟

2.      هل يجب أن تحتوي المنظمات الكبيرة على مكتب إدارة مشاريع واحد فقط؟ بصيغة أخرى، هل بإمكان المنظمة أن تحتوي على أكثر من مكتب إدارة مشاريع؟

3.      هل هناك وظائف أخرى لمكتب إدارة المشاريع؟

كل هذه الأسئلة القيمة سنتركها للمشاركات المستقبلية.

إذا كنت ترغب في معالجة أحد هذه الأسئلة كمؤلف ضيف، فنحن نرحب بذلك.