تمهيد

في آخر ما قمنا بنشره، كان مشاركة للسيد عبد مصطفى الذي قام من خلال تدوينته بمشاركتنا وجهات نظره حول تنفيذ مكتب إدارة المشاريع ودور الاستشاريين الإداريين من وجهة نظر “العميل”، ومن خلال هذه المشاركة، سنستمر في مناقشة موضوع مكاتب إدارة المشاريع ولكن من زاوية علميّة.

نشوء مكتب إدارة المشاريع

مع تقدم قطاع إدارة المشاريع، أصبح الاختصار “PMO” (مكتب إدارة المشاريع) معروفاً بشكل كبير وأمسى مصطلحاً واسع الانتشار، ولدى

العديد من المؤسسات اليوم نموذج واحد لمكتب إدارة المشاريع بشكل أو بآخر، غير أنّ هذا المصطلح لا يزال يُساء فهمه إلى حد بعيد، كما أن هذه الأحرف الثلاثة يمكن أن تعني أشياء مختلفة لأناس مختلفين، لذلك من المهم الآن وفي حالة الاختصار “PMO” تطبيق مبدأ القياس الواحد لا يناسب الجميع.

ماذا تعني اختصارات “PMO“؟

لا يوجد أي اتفاق في هذا القطاع على تعريف واحد ومشترك حول ماهية هذه الأحرف الثلاثة، وفي معظم الأحيان، يتم استخدامها للإشارة إلى:

• مكتب إدارة المشاريع: في سياق هذه المقالة سوف نستخدم مصطلح “PjMO” (مكتب إدارة المشاريع) عندما نشير إلى هذا النوع من مصطلح “PMO”.
• مكتب إدارة البرامج (دعونا نطلق عليه المصطلح “PgMO”).
• مكتب إدارة مجموعة مشاريع (ولنطلق عليه المصطلح “PtMO”).

بالإضافة إلى ما سبق:

• يتردد أيضاً المصطلح “PMO” وهو يستخدم للإشارة إلى “موظف إدارة المشاريع”، “مؤسسة لإدارة المشاريع”، وذلك من بين العديد من الاستخدامات الأخرى.
• بالنسبة لإدارة مجموعة المشاريع، فإن المصطلح “PtMO” ليس شائعاً، حتى عندما يناط بمنظمة ما مسؤولية القيام بعمل لمجموعة من المشاريع فإنه غالبا ما يطلق عليها مصطلح “PMO” فقط، أو أي مصطلح آخر، مثل: “PPM” (إدارة مجموعة مشاريع) أو “EPMO” (مكتب إدارة مشاريع المؤسسة).

بناءً على ما سبق، فإن مصطلح “PMO” (مكتب إدارة المشاريع) غالباً ما يشير إلى مكتب إدارة البرامج أو المشاريع، والاختلافات العملية الرئيسية بين هذين الاستعمالين هو أن المصطلح “PgMO” يعتبر أكثر إستراتيجية مع التركيز على البرامج وإدارة البرامج، في حين أن المصطلح “PjMO” يعتبر تشغيلي بشكل أكبر مع التأكيد على إدارة مشاريع منفردة أي كل مشروع بشكل منفصل، ونتيجة لذلك، فإن المصطلح “PgMO” عادة ما يعكس مستوى أعلى في المنظمة من مصطلح “PjMO”.

هل جميع مكاتب إدارة المشاريع متشابهة؟

كلا، إنها ليست كذلك! ولشرح أنواع مكاتب إدارة المشاريع المختلفة فإن الأمر سيتطلب منا كتاباً كاملاً، أما ما سنستعرضه هنا فهو نقطتين رئيسيتين من اللبس في استخدام هذا المصطلح.

1.      الاختلاف الأول (مشروع أم برنامج)

كما تمت الإشارة إليه سابقاً، فإن الاختلافات تبدأ فيما إذا كان مصطلح “PMO” (مكتب إدارة المشاريع) يشير إلى “PjMO”، “PgMO” (مكتب إدارة البرامج)، أو “PtMO” (مكتب إدارة مجموعة مشاريع)، كما أننا وجدنا أيضاً أن مصطلح “PtMO” ليس شائعاً، مما يترك لنا الخيار بين “PjMO” (مكتب إدارة المشاريع) أو “PgMO” (مكتب إدارة البرامج).

الفرق الرئيسي في هذه الحالة يتلخص في تعريف كلمة “برنامج”، فالبرنامج يتكون من العديد من المشاريع وإدارة البرامج تدور حول إدارة هذه البرامج، وهذا التمييز مهم بما أنه يضفي إلى مناهج مختلفة في الإدارة، لذا فإن إدارة البرامج مختلفة تماماً عن إدارة المشاريع.

لتلخيص ما سبق: الاختلاف الأول في استخدام المصطلح هو بمجال تركيز الـ “PMO” (مكتب إدارة المشاريع): هل يقتصر تركيزه فقط على إدارة المشاريع أم البرامج؟

 2.      الاختلاف الثاني (تنظيمي)

يرتبط الاختلاف الثاني بما يلي: هل المصطلح “PMO” وضع خصيصاً لمشروع / برنامج واحد؟ أم لمجموعة مشاريع وبرامج تنظيمية؟ دعونا نوضح الأمر:

• المؤقت – مشروع / برنامج واحد: ما نعنيه هنا عادة هم “العملاء”، المؤسسات التي تعين شركة لإدارة المشاريع لمساعدتها على إدارة مشروع كبير أو ضخم، وإذا كانت هذه الشركة (مقدمة الخدمة) تدير (أو تساعد إدارة “العميل”) على ادارة مشروع أو برنامج كبير، وكان مكتب إدارة المشاريع مكرساً من أجل هذا المشروع الواحد (أو البرنامج) … فإن مصطلح “PMO” هو طريقة أخرى للإشارة إلى فريق إدارة المشروع (أو البرنامج) “PMT”، وفي هذا السيناريو، عندما ينتهي المشروع / البرنامج ستقوم المؤسسة بحل مكتب إدارة المشاريع، وبعبارة أخرى، فإن مكتب إدارة المشاريع مؤقت.
• الدائم – تنظيمي: إن الاستخدام الأكثر تقليدية والمتداول عالمياً للمصطلح “PMO” يشير عادة إلى مكتب إدارة مشاريع تنظيمي، حيث يمكن أن تكون المنظمة إدارة، أو وحدة عمل إستراتيجية، أو حتى بمستوى أعلى من ذلك، وفي هذه الحالات المتنوعة، فإن مكتب إدارة المشاريع هو لجميع المنظمة، وبعبارة أخرى، إن الـ “PMO” (مكتب إدارة المشاريع) هذا مختص في إدارة جميع المشاريع داخل المنظمة وبشكل دائم.

هل جميع مكاتب إدارة المشاريع التنظيمية متشابهة؟

مرة أخرى كلا، ونعود إلى ما قلناه سابقاً، لا يوجد تعريف أو اتفاق موحد على ماهية الـ “PMO” (مكتب إدارة المشاريع)، ومع ذلك، عندما يكون “PMO” (مكتب إدارة المشاريع) تنظيمي، فإن جل ما هو متفق عليه هو كون مكتب إدارة المشاريع ليس مخصصاً لمشروع أو برنامج واحد، ولكنه يعالج جميع المشاريع والبرامج ضمن المنظمة.

وفي هذا الصدد، ما هو دور أو وظيفة مكتب إدارة المشاريع؟

هذا أمر يختلف عادة تبعاً لمتوالية مكتب إدارة المشاريع على النحو المبين أدناه.

قبل أن نفسر ما هي متوالية مكتب إدارة المشاريع، علينا طرح القضية الأساسية:

• في سياق هذا القسم، فإن مكتب إدارة المشاريع هو تنظيمي، وليس مخصصاً لمشروع واحد.
• مكتب إدارة المشاريع هو وحدة تنظيمية، حيث يمكن أن يتكون من أعضاء فريق عمل لا يتجاوز عددهم الاثنين أو أكثر من ذلك بكثير.
• العديد من المنظمات لديها مكتب إدارة المشاريع ولكنها لا تطلق عليه اسم مكتب إدارة المشاريع، يمكن أن يطلقوا عليه اسم دائرة المشاريع، أو قسم إدارة المشاريع، أو أي اسم آخر، وللغاية المنشودة من هذه المقالة سوف نجمع على تسميته بمكتب إدارة المشاريع.

ما هي متوالية مكتب إدارة المشاريع؟

هذا سيكون موضوع تدوينتنا القادمة – تابعونا.

ملخص

مكتب إدارة المشاريع هو:

• وحدة تنظيمية مسؤولة عن عمل إدارة المشاريع ضمن المؤسسة، من الناحية النظرية بذات الطريقة التي تكون فيها الموارد البشرية مسؤولة عن عمل وتمويل الموارد البشرية من أجل الوظيفة المالية.
• يمكن أن يكون مكتب إدارة البرامج أو مكتب إدارة المشاريع.
• عادة ما يكون منظمة دائمة، إلا في حالات خاصة كما تم ذكره سابقاً.
• غالباً ما يعكس البيئة التي تشكله.

عندما يتعلق الأمر بمكتب إدارة المشاريع، فإن قياس واحد لا يناسب الجميع، وهذا التعبير صحيح تماماً، فنحن نفضل أن تقوم كل منظمة بإنشاء مكتب إدارة المشاريع الخاص بها والذي يناسب احتياجاتها وثقافتها الخاصة دون إغفال الغرض من مكتب إدارة المشاريع وهدف إستراتيجية العمل التي تقف وراء تنفيذ هذا المكتب.