تعتبر هذه المقالة هي متابعة للمقالة السابقة ” هل يعتبر دليل PMBOK® كمرجع كاف في ادارة المشاريع بطريقة فعّالة؟”

مقدمة

هناك العديد من الأشخاص الذين من الممكن أن يوافقونني الرأي حول أن دليل PMBOK® يعتبر من المراجع الأشهر في ادارة المشاريع وحيث هناك أكثر من 1,000,000 نسخة منه حول العالم. بالاضافة الى أنه هناك حوالي  600,000شخص قد قاموا باستخدام هذا الكتاب (بالاضافة الى بعض المراجع الأخرى) من أجل الحصول على احدى شهادات منظمة PMI® كشهادة مهني في ادارة المشاريع PMP® أو شهادة مساعد في ادارة المشاريعCAPM® أو غيرها.

رأينا بشكل عام حول دليل PMBOK®

قبل الدخول في التفاصيل، دعونا نكرر ما كنا قد أكدنا عليه خلال تدوينتنا السابقة “بأن دليل PMBOK® جيد لا بل ممتاز. ونحن نقوم باستخدامه داخل الشركة. نستخدمه في حياتنا اليومية كما أننا نقوم باجراء دورات تدريبية بناء عليه، وكذلك فقد قمنا بوضع منهجية تتناسب مع هذا الدليل كما قمنا بوضع نظام متخصص للنضج في المنظمات والذي وضعنا داخله عمليات PMBOK® كأحد الأمور الأساسية والضرورية.”

لقد قلنا هذا الكلام خلال التدوينة السابقة التي كنا نقوم خلالها بمناقشة موضوع أن دليل PMBOK® لا يعتبر كافياً من أجل ادارة المشاريع بطريقة فعالة. بشكل عام ان الدليل هو معيار كأي معيار آخر وبالتالي فا نه لا يمكن أن يخلو من التناقضات أو الاخطاء أو نقص في بعض الامور.

مراجعة بعض النقاط العامة حول دليل PMBOK®

خلال هذه التدوينة بالاضافة الى التدوينات اللاحقة، سنقوم بالتركيز على النقاط التالية:

• ما هي الأمور الجيدة في الدليل
• ما عي الأمور المفقودة أو المنسية فيه
• ما هي الثغرات والتناقضات الموجودة فيه
• ما هي الأمور الموجودة في الدليل ولكن الممارسين لادارة المشاريع بالاضافة الى الحاصلين على شهادة PMP® يغفلون عنها

خلال هذه التدوينة سنقوم بالتركيز على ما هو جيد وما هو مفقود وعلى أن نقوم بمناقشة العناوين المتبقية في التدينات اللاحقة.

ما هي الأمور الجيدة في دليل PMBOK®

كدليل واطار متعلق بادارة المشاريع، يمتلك دليل PMBOK® العديد من النقاط الجيدة:

1. انه عمل رائع حيث أنه يقوم بتغطية معظم العمليات المتعددة والمتعلقة في ادارة مشروع واحد. هناك ما يزيد عن 40 عملية مدموجة جميعها في 5 مجموعات من العمليات والتي تتفاعل في جميع مراحل المشروع.
2. انه كوثيقة معترف بها على انها أحد المعايير في ادارة المشاريع، فانه يتم تحديثها بشكل مستمر، وهذه التحديثات تراعي التغييرات بناء على حالة الأعمال والممارسات الراهنة بالاضافة الى عدة عوامل أخرى. وهذا ما يجعل حديثاً ومتماشياً مع المشاريع الحالية.
3. يوفّر لغة مشتركة لدى جميع الأشخاص الذين يعتمدون هذا الكتاب للدراسة. بحيث من الممكن أن تقوم بربط مجموعة من مدراء المشاريع والمهنيين حول العالم من البرازيل، الصين، لبنان، المكسيك وغيرها خلال الحديث عن ادارة المشاريع. بحيث أنهم جميعاً يعرفون جيداً معنى عمليات ادارة المشروع، وثيقة التعريف بالمشروع، هيكلية تقسيم الأعمال بالاضافة الى خطة الجودة.
4. جمع عدد كبير من المتطوعين من مختلف أنحاء العالم بحيث أنه وعند كل تحديث يجتمع هؤلاء المتطوعون من أجل العمل على تحديث هذا الدليل. ويعتبر هذا الموضوع من الأمور المهمة اذ أنه يساهم في تعزيز تبادل المعارف والثقافات بين المتطوعين.
5. يتميز كدليل بأنه مرن أي أنه ليس جامداً كالصخر. وهذا يعني أن مدراء المشاريع الذين يملكون خبرة جيدة ويعرفون ويفهمون دليل PMBOK® جيداً بامكانهم تحديد العمليات التي تنطبق على مشروع معين والتي تعتبر ضرورية بالاضافة الى تلك الغير موجودة ولم يتم التطرق اليها.
6. يقوم بتغطية النقاط الرئيسية المتعلقة بامتداد حياة المشروع، الأطراف المعنية للمشروع، تنظيم المشروع وغيرها. وعلى الرغم من أن الدليل قد قام بالتركيز على عمليات المشروع أكثر من غيرها، الا أنه قد تطرق الى بعض الأمور الأخرى المتعلقة بادارة المشروع مثال امتداد حياة المشروع، الأطراف المعنية وغيرها. صحيح أنه لي يتطرق اليها بشكل تفصيلي وهناك بعض الفجوات فيها الا أها رغم ذلك موجودة.
7. يعطي تغطية شاملة حول ادارة مناطق المعرفة للمشروع. لقد قام الدليل بذكر جميع هذه المناطق والتي نفضل نحن أن نطلق عليها اسم الوظائف والتي تعتبر ضرورية من أجل الادارة، التخطيط، بالاضافة الى التحكم بالمشروع.

ما هي الأمور التي تم اغفالها في دليل PMBOK®

اننا هنا نقوم بادراج ما تم الاغفال عنه في دليل  PMBOK® وبالتالي فان القارئ يدرك بأن هذا الدليل غير كافي ولا يمكن أن يكون المرجعية الوحيدة لادارة المشروع.

1. منهجيّة: في حين أن دليل PMBOK® قد تم وضعه على أنه دليل عام ومجال تطبيقه واسع ولا ينحصر بشركات معينة فهو لا يقدم لنا منهجية خاصة في هذا المجال. الدليل ينصح القراء بأنه بامكانهم العودة الى مراجع ومعايير أخرى من أجل ايجاد منهجية يمكن اعتمادها داخل مؤسساتهم أو أنه بامكانهم وضع منهجية خاصة بالمؤسسة واعتمادها في مشاريعها.
2. نظام متكامل لادارة المشاريع داخل المنظمة: ان دليل PMBOK® يفترض بأن نظام ادارة المشاريع داخل المنظمة موجود أصلاً.
3. تطبيق متخصص: انه لا يحتوي على تطبيق متخصص لجميع قطاعات الأعمال بشكل عام كوضع عمليات ومناطق معرفة متخصصة. لذلك فاننا نجد أن هناك العديد من المرجعيات والدعم الموجود لهذا الدليل والمتعلقة بشكل خاص بهذه المؤسسات. كتلك المتعلقة بالمشاريع الحكومية، مشاريع الدفاع بالاضافة الى مشاريع البناء.
4. تصنيف المشروع: يعتبر دليل PMBOK® عاماً من ناحية تصنيف المشروع، فكيف يمكننا تصنيف المشروع هل بناء على حجمه، تعقيده، أو أي عوامل أخرى. انها ضرورية جداً حيث يجب التعامل مع المشاريع الصغيرة بطريقة مختلفة عن تلك الكبيرة أو العملاقة. وكذلك هي الحال بالنسبة الى الاختلاف بين المشاريع البسيطة وتلك المعقدة.

هناك بعض الأمور الأخرى التي تم اغفالها ولكنها ليست جوهرية كتلك التي تم ذكرها أعلاه.

ما لم يتم التأكيد عليه بشكل كاف

هناك أيضاً بعض الأمور التي لم يتم التأكيد عليها بشكل كاف والتي تعتبر جيدة. على سبيل المثال:

1. ادارة التغيير على المشروع: هناك فقط عملية واحدة حول هذا الموضوع، والتي تقوم فقط بتغطية النقاط الرئيسية ولكنها لا تؤمن التغطية الكافية، على سبيل المثال أنواع التغييرات على المشروع. لبعض المشاريع تعتبر مقبولة ولكن بالنسبة الى مشاريع العمران والعملاقة فان عدم وجودها يعتبر فجوة هنا.
2. مجموعة العمليات على امتداد المراحل: هنا بعض العينات حول كيف يمكن للعمليات أن تنطبق على مشاريع حياتنا اليومية. على سبيل المثال كيف يمكن لخطة ادارة المشروع أن تختلف من مرحلة الى أخرى. الأمر نفسه بالنسبة الى الجودة، المشتريات، المجازفات، التحكم وغيرها.
3. لقد ذكر الدليل الحاجة الى فهم المشروع وعوامل المناخ داخل المنظمةولكنه لم يقوم بالتركيز بشكل كاف على الفرق الموجود بين مختلف أقسام المشروع.

اننا نرحب بتعليقاتكم واقتراحاتكم على التدوينة. كما نتمنى مشاركتها مع الأصدقاء والمهتمين في هذا المجال